7 chi phí ẩn khi thanh toán nhà cung cấp nước ngoài qua ngân hàng

1. Phí chuyển khoản ngân hàng chỉ là một phần trong tổng chi phí

Phí chuyển tiền quốc tế của ngân hàng thường được biểu thị bằng tỷ giá cố định. Nhìn vào biểu phí công ty được công bố công khai của các ngân hàng Hoa Kỳ, chuyển tiền kỹ thuật số doanh nghiệp của Wells Fargo là 25 USD mỗi giao dịch, chuyển tiền quốc tế USD trực tuyến của công ty Chase là 40 USD mỗi giao dịch và chuyển khoản quốc tế USD doanh nghiệp của Ngân hàng Hoa Kỳ dao động từ 35 đến 45 USD mỗi giao dịch, tùy thuộc vào dịch vụ.

Đây là một khoản phí hời hợt do ngân hàng chuyển tiền tính. Các khoản phí riêng biệt có thể được áp dụng nếu các tổ chức tài chính khác tham gia vào quá trình xử lý. Do đó, tuyên bố “phí chuyển tiền ra nước ngoài chỉ có giá 25 USD” không đề cập đến tổng chi phí.

Wells Fargo Business Online Wires ↗Chase Business Fee Schedule ↗U.S. Bank Enhanced Payments ↗

2. Biên độ bao gồm trong tỷ giá hối đoái phải được tính riêng.

Khi đổi ngoại tệ tại ngân hàng, tỷ giá quy đổi của khách hàng do ngân hàng quy định thường được sử dụng chứ không phải tỷ giá quy đổi tiêu chuẩn có thể tìm thấy trên thị trường. Sự khác biệt giữa hai tỷ giá hối đoái là biên độ tỷ giá hối đoái hoặc chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Ví dụ: nếu có chênh lệch 0,7% trong tỷ giá hối đoái áp dụng khi đổi tiền trị giá 20.000 đô la thì chi phí trao đổi là khoảng 140 đô la. Nếu phí chuyển khoản là 25 USD thì chi phí trực tiếp thực tế đã là 165 USD.

Chênh lệch tỷ giá thực tế phụ thuộc vào ngân hàng, loại tiền, số tiền chuyển, hiệu suất giao dịch và điều kiện đàm phán nên bạn nên kiểm tra báo giá tại thời điểm giao dịch. Ngay cả khi ngân hàng của bạn miễn phí chuyển khoản, vẫn có thể có chênh lệch tỷ giá hối đoái. ‘Phí chuyển tiền miễn phí’ và ‘Tổng chi phí giao dịch miễn phí’ có ý nghĩa khác nhau.

Wells Fargo Business Account Disclosures ↗Bank of America Business Fees ↗

3. Nhà cung cấp có thể nhận được ít hơn do có sự khấu trừ giữa ngân hàng trung gian và ngân hàng nhận tiền.

Đối với chuyển khoản ngân hàng quốc tế, một hoặc nhiều ngân hàng trung gian có thể tham gia giữa ngân hàng gửi và ngân hàng nhận. Các phương pháp gánh nặng phí thường được chia thành OUR, SHA và BEN.

• OUR: Người gửi chịu phí.
• SHA: Người gửi và người nhận đều chịu phí phát sinh.
• BEN: Người nhận chịu phí

Với lựa chọn SHA hoặc BEN, phí có thể bị khấu trừ vào số tiền nhà cung cấp nhận được. Dù hóa đơn là 20.000 USD, số tiền vào tài khoản nhà cung cấp vẫn có thể thấp hơn.

Chọn phương thức OUR không bảo đảm toàn bộ giá trị hợp đồng sẽ đến nơi trên mọi tuyến thanh toán. HSBC lưu ý rằng một số hệ thống thanh toán có thể không nhận diện chỉ thị OUR và phí của ngân hàng trung gian hoặc ngân hàng nhận vẫn có thể bị khấu trừ khỏi số tiền chuyển.

Điều này có thể dẫn đến các nhiệm vụ như xác nhận khoản phải thu, chuyển khoản chênh lệch, sửa lỗi trong giao dịch tiếp theo và xác nhận trách nhiệm giữa người gửi và người nhận.

HSBC International Transfer Charges ↗

4. Chuyển khoản nhanh hơn giữa các ngân hàng khác với những gì nhà cung cấp thực sự nhận được.

Chuyển tiền ra nước ngoài của ngân hàng không phải lúc nào cũng mất vài ngày. Theo SWIFT, đến năm 2025, 75% thanh toán qua mạng của họ sẽ đến ngân hàng nhận trong vòng 10 phút.

Sự cố xảy ra sau khi đến ngân hàng nhận tiền. SWIFT đã phân tích rằng trung bình 80% tổng thời gian hành trình thanh toán quốc tế xảy ra ở ‘dặm cuối’ sau khi rời khỏi mạng lưới. Điều này bao gồm xử lý nội bộ của ngân hàng nhận, cơ sở hạ tầng thanh toán địa phương, kiểm tra theo quy định và thủ tục gửi tiền trực tiếp.

Thời điểm để nhà nhập khẩu kiểm tra không phải là khi hướng dẫn chuyển tiền đến ngân hàng nhận mà là khi tiền thực sự có sẵn cho nhà cung cấp. Thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào quốc gia, đơn vị tiền tệ, giờ làm việc của ngân hàng, ngày nghỉ lễ, đánh giá theo quy định và tính chính xác của thông tin được nhập.

SWIFT Spotlight on Speed 2025 ↗

5. Nếu xảy ra lỗi chuyển tiền, việc mất thời gian và chi phí lao động sẽ tăng lên.

Hầu hết các giao dịch chuyển tiền quốc tế đều được xử lý mà không gặp vấn đề gì, nhưng các giao dịch có lỗi hoặc bị kiểm tra theo quy định có thể cần thời gian đáng kể để giải quyết. Theo dữ liệu năm 2025 từ SWIFT, các yêu cầu hoặc điều tra có thể xảy ra trong khoảng 1-3% thanh toán quốc tế.

• Thiếu thông tin thanh toán hoặc lỗi thông tin người nhận
• Yêu cầu thông tin bổ sung để tuân thủ quy định
• Kiểm tra liên quan đến xử phạt hoặc chống rửa tiền
• Không nhất quán giữa số tiền chuyển và thông tin hóa đơn
• Xác nhận bổ sung của ngân hàng trung gian

SWIFT giải thích rằng thời gian trung bình để giải quyết một yêu cầu thanh toán là khoảng 200 giờ. Các sự cố thanh toán quốc tế phức tạp có thể mất trung bình 14 ngày để giải quyết. Điều này không có nghĩa là nhân viên sẽ làm việc liên tục 200 giờ mà là thời gian từ khi tìm hiểu ban đầu đến giải pháp cuối cùng.

Trong khi đó, nhà nhập khẩu phải liên hệ với ngân hàng, giải thích tình hình cho nhà cung cấp và lấy dữ liệu hóa đơn và xác nhận chuyển tiền. Ngay cả khi xác suất xảy ra thấp thì tác động cũng không nhỏ nếu số lượng giao dịch lớn và lịch trình cung ứng bị đe dọa.

SWIFT Exceptions and Investigations Report ↗

6. Sự chậm trễ thanh toán ảnh hưởng đến vốn lưu động và mối quan hệ với nhà cung cấp

Các nhà cung cấp ở nước ngoài thường thanh toán chi phí sản xuất sản phẩm, mua nguyên liệu thô, chi phí vận chuyển và nhân công trước rồi mới thanh toán. Nếu thanh toán của nhà nhập khẩu đến muộn, vốn lưu động của nhà cung cấp sẽ bị ràng buộc lâu hơn.

OECD giải thích rằng các giao dịch quốc tế thường mất nhiều thời gian hơn và liên quan đến nhiều trung gian hơn giao dịch trong nước và sự thiếu minh bạch có thể dẫn đến chậm trễ thanh toán và gia tăng rủi ro. Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ năng lực vốn lưu động có thể bị ảnh hưởng nhiều hơn.

• Việc sản xuất hoặc giao hàng của nhà cung cấp bị tạm dừng
• Mất cơ hội chiết khấu thanh toán sớm
• Tăng cường điều kiện thanh toán trước cho đơn hàng tiếp theo
• Sự suy giảm các điều kiện tín dụng của nhà cung cấp
• Liên hệ nhiều lần để xác nhận thanh toán
• Nhu cầu về dự trữ an toàn và vốn lưu động tăng lên

Chi phí này sẽ không hiển thị dưới dạng phí chuyển khoản trên bảng sao kê ngân hàng của bạn, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch thực tế của bạn.

OECD — Trade Finance for SMEs in the Digital Era ↗

7. Bản thân công việc thanh toán định kỳ cũng là một chi phí.

Nếu có nhiều nhà cung cấp ở nước ngoài, người phụ trách có thể lặp lại các công việc sau hàng tháng.

• Kiểm tra thông tin thanh toán nhà cung cấp
• Nhập thông tin ngân hàng nhận và ngân hàng trung gian
• SWIFT/BIC, IBAN và xác minh số tài khoản
• So sánh số tiền hóa đơn và số tiền thanh toán
• Tải xuống dữ liệu yêu cầu phê duyệt thanh toán và hoàn tất chuyển tiền
• Gửi bằng chứng chuyển tiền cho nhà cung cấp
• Liên kết chi tiết giao dịch và dữ liệu kế toán
• Phản hồi các thắc mắc liên quan đến phí không đến hoặc bị khấu trừ

Mất 45 phút để chuẩn bị, xác nhận và tổ chức một lần chuyển tiền và nếu bạn xử lý 20 giao dịch mỗi tháng thì sẽ dành 15 giờ mỗi tháng cho công việc thanh toán.

Nếu sổ địa chỉ, thông tin thanh toán định kỳ, thông báo, lịch sử giao dịch và biên lai của bạn được phân phối trên nhiều hệ thống, không chỉ thời gian xử lý mà khả năng xảy ra lỗi cũng tăng lên.

Tổng chi phí chuyển tiền ra nước ngoài của ngân hàng phải được tính như sau:

Chi phí thực tế của chuyển khoản ngân hàng có thể được tính bằng cách cộng các mục sau:

Ví dụ giả định về khoản thanh toán 20.000 USD cho nhà cung cấp

Ví dụ này không nhằm mục đích xác định giá ngân hàng thực tế. Vì mỗi công ty có các hợp đồng ngân hàng, loại tiền tệ, số tiền giao dịch và lộ trình chuyển tiền khác nhau nên bạn nên sử dụng báo cáo thực tế và báo giá tỷ giá hối đoái. Nếu bạn chỉ xem phí chuyển khoản 40 USD, tỷ lệ chi phí là 0,2%, nhưng nếu bạn bao gồm các chi phí khác, kết quả có thể khác.

Tuy nhiên, chuyển khoản ngân hàng không phải lúc nào cũng bất lợi.

Chắc chắn có những trường hợp chuyển khoản ngân hàng sẽ phù hợp hơn.

• Khi nhận được tỷ giá ưu đãi và phí thấp từ ngân hàng
• Khi cả người chuyển tiền và nhà cung cấp đều có tài khoản USD
• Nếu có lộ trình chuyển tiền được xử lý trực tiếp không qua ngân hàng trung gian
• Khi có mạng thanh toán địa phương tích hợp và chi phí thấp như SEPA
• Khi cần có chức năng thư tín dụng, ký quỹ hoặc tài trợ thương mại
• Khi nhà cung cấp không thể nhận hoặc lưu trữ USDC
• Các trường hợp chi phí đầu vào và đầu ra của các phương thức thanh toán thay thế cao hơn

Ngân hàng Thế giới báo cáo rằng kể từ khi SEPA được áp dụng ở các nước Tây Balkan, chi phí thanh toán quốc tế đối với một số doanh nghiệp đã giảm đáng kể so với phương thức ngân hàng đại lý hiện có. Nếu một ngân hàng tốt hoặc mạng thanh toán địa phương đã hoạt động với chi phí rẻ thì không có lý do gì để buộc bạn phải chuyển đổi. Mục đích của việc so sánh không phải là loại trừ các ngân hàng mà là để xem phương pháp nào có lợi hơn cho một giao dịch cụ thể.

World Bank — Cheaper and Faster Payments through SEPA ↗

10 điều nhà nhập khẩu nên kiểm tra trước khi gửi tiền ra nước ngoài

Vui lòng ghi lại các mục bên dưới trước khi thực hiện thanh toán tiếp theo cho nhà cung cấp của bạn.

1. Phí chuyển khoản được ngân hàng chỉ định là bao nhiêu?
2. Tỷ giá hối đoái áp dụng thực tế khác với tỷ giá hối đoái tiêu chuẩn như thế nào?
3. Có phát sinh phí ngân hàng môi giới không?
4. Ngân hàng nhận tiền có bị khấu trừ thêm không?
5. Phương thức gánh nặng phí là gì: OUR, SHA, hay BEN?
6. Nhà cung cấp có nhận được đầy đủ số tiền hóa đơn không?
7. Sẽ mất bao lâu trước khi tiền thực sự có sẵn cho các nhà cung cấp?
8. Bạn cần bao nhiêu phút để chuẩn bị và xác nhận một lần chuyển khoản?
9. Bằng chứng thanh toán và chi tiết giao dịch có được quản lý ở một nơi không?
10. Bạn có thể kiểm tra ngay trạng thái hiện tại khi xảy ra sự cố không?

Nếu bạn không trả lời được mục này thì rất có thể bạn chưa hiểu chính xác chi phí thực tế của việc chuyển tiền ra nước ngoài.

Kết luận: Nên so sánh kết quả cuối cùng chứ không phải phí chuyển tiền

Tổn thất lớn nhất trong việc thanh toán thương mại qua ngân hàng không phải là phí chuyển tiền rõ ràng.

• Khó xác định trước tổng chi phí
• Số tiền nhà cung cấp thực tế nhận được có thể khác nhau.
• Rất khó dự đoán khi nào việc giải quyết sẽ hoàn tất.
• Việc thanh toán nhiều lần và quản lý chứng từ mất thời gian.
• Khi xảy ra sự cố cần rất nhiều thời gian để kiểm tra và giải quyết.

Ủy ban Ổn định Tài chính xác định các mục tiêu cốt lõi của việc cải thiện thanh toán quốc tế là chi phí, tốc độ, khả năng tiếp cận và tính minh bạch. Báo cáo năm 2025 đánh giá rằng mặc dù có những cải tiến về chính sách và cơ sở hạ tầng nhưng những cải thiện toàn cầu mà người dùng cuối cảm nhận được vẫn còn hạn chế.

FSB — G20 Cross-border Payments Progress Report 2025 ↗

Tổng chi phí và thời gian mà công ty chúng tôi và nhà cung cấp phải chịu cho đến khi nhà cung cấp nhận được số tiền đã hứa là bao nhiêu?

Sau khi trả lời những câu hỏi này, bạn có thể quyết định xem chuyển khoản ngân hàng, mạng thanh toán địa phương hay thanh toán dựa trên USDC sẽ tốt hơn cho bạn.